Các dịch vụ

Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ

Xu hướng chuyển đổi số không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh trong thời đại hội nhập, việc số hóa tài liệu lưu trữ là điều kiện bắt buộc.

Theo khảo sát năm 2022 của IDC, hơn 95% doanh nghiệp trên thế giới đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. 2023 là cơ hội chuyển mình của doanh nghiệp Việt Nam khi nhà nước đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong công cuộc số hóa tài liệu lưu trữ.

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Trước khi đề cập đến khái niệm “Số hóa tài liệu lưu trữ”, cần hiểu trào lưu “chuyển đổi số”. Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Nằm trong khuôn khổ “chuyển đổi số doanh nghiệp”, số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ như truyền thống chuyển thành dạng dữ liệu số lưu trữ trên nền tảng công nghệ. Những dữ liệu lưu trữ giấy tờ trong doanh nghiệp được nhập liệu lên hệ thống phần mềm lưu trữ doanh nghiệp tự xây dựng hoặc phần mềm chuyên nghiệp của bên thứ ba. Như vậy, các tác vụ như lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”.

Hiện nay số hóa tài liệu lưu trữ được tiến hành thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư  số 02/2019/TT – BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu dữ liệu điện tử. Trước số lượng dữ liệu “khổng lồ”, việc tự xử lý dữ liệu không phải biện phát tối ưu chi phí. Do vậy, thuê ngoài công ty xử lý dữ liệu lưu trữ chuyên nghiệp là giải pháp tiết kiệm thời gian và ngân sách.

Vai trò của số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp:

Tìm kiếm từ khóa “chuyển đổi số”, “số hóa tài liệu” trên mạng tìm kiếm, không thiếu các kết quả, báo cáo cho thấy tầm quan trọng của chiến lược này đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong khuôn khổ bài viết, Expertrans Global cung cấp cho khách hàng những thay đổi chủ yếu khi áp dụng hình thức số hóa này cho doanh nghiệp:

• Giảm không gian lưu trữ tài liệu, từ đó, giảm chi phí vận hành, quản lý tài liệu doanh nghiệp.
• Dễ dàng truy suất, tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ.
• Đảm bảo tính bảo mật tài liệu. Phân loại tài liệu và cấp quyền cho các phòng ban/ nhân viên có thể truy cập loại tài liệu.
• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, không bị thất lạc, mất cắp hoặc hao tổn do điều kiện môi trường, mối mọt.

Số hóa tài liệu lưu trữ – đâu là quy trình chuẩn quốc tế?

>>> Chi tiết xem tại: Quy trình chuẩn số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp

Chi phí dịch vụ số hóa tài liệu:

Nhiều đơn vị trên thị trường chào giá khách hàng với con số cố định hấp dẫn. Tuy nhiên, trên thực tế, ở lĩnh vực số hóa dữ liệu, báo giá gửi khách hàng tùy thuộc vào từng dự án với các yếu tố kể dưới đây:

+ Loại dữ liệu: chữ viết tay, văn bản in, hình ảnh, dữ liệu bị tổn thất do môi trường,…

+ Độ gấp của dự án

+ Hệ thống quản lý lưu trữ doanh nghiệp tự xây dựng hay bên thứ ba cung cấp

Để nhận báo giá chính xác và tư vấn giải pháp tối ưu nhất cho tổ chức của quý khách, vui lòng liên hệ đội ngũ CSKH Expertrans BPO với 15 năm trong nghề!

 

Thế mạnh Expertrans BPO trong cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu doanh nghiệp:

1- Kinh nghiệm 18 năm dịch vụ BPO

– Từ 2005, Expertrans BPO khẳng định uy tín của mình trên thị trường bằng việc hợp tác với các doanh nghiệp lớn.

– Hàng trăm dự án số hóa được thực hiện, cung cấp giải pháp mã hóa tài liệu giúp khách hàng. Tối giản hóa thời gian thao tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu lưu trữ. Tiết kiệm 20% chi phí đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực quản lý, nhập liệu.

– Hệ thống 3000+ CTV  xử lý dữ liệu được đào tạo và kinh nghiệm 3+ năm thực hiện dự án.

2- Công nghệ

– Hệ thống máy Scan tiên tiến nhất thị trường

– Hỗ trợ phần mềm nhập liệu, lưu trữ tài liệu cho khach hàng

– Hệ thống phần mềm nhận dạng được nội dung file text, file hình ảnh (JPEG, PCX, PNG, PDF, BMP,…)

3- Bảo mật thông tin:

Liên hệ nhận tư vấn, báo giá và thời gian hoàn thành dự án trong vòng 3 phút!