Các dịch vụ

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Chuyển đổi số là xu hướng toàn cầu, Việt Nam không nằm ngoài sự phát triển này. Nhiều doanh nghiệp, nhà nước đã và đang thực hiện chuyển đổi số ứng dụng khoa học kỹ thuật vào nhiều quy trình làm việc. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ là được ưu tiên hơn cả, do Việt Nam truyền thống nhiều năm nay sử dụng giấy viết để lưu trữ thông tin. Số hóa tài liệu đem lại nhiều lợi ích kinh tế cho các doanh nghiệp, bộ ban ngành.

Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu lưu trữ càng sớm càng tốt?

Như đã đề cập, số hóa tài liệu có nghĩa là chuyển đổi thông tin mà máy tính không thể xử lý (dữ liệu phi cấu trúc) thành một định dạng mà chúng có thể xử lý (dữ liệu có cấu trúc). Một ví dụ về số hóa tài liệu là chuyển đổi văn bản viết tay sang định dạng kỹ thuật số hoặc các bản ghi âm ở dạng tương tự sang định dạng kỹ thuật số.

Những thiếu sót chính của việc quét tài liệu đã trở thành cơ sở cho sự phổ biến của số hóa tài liệu. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn tại sao doanh nghiệp nên số hóa tài liệu của mình ngay lúc này.

1 – Chi phí xử lý thấp

Lý do đầu tiên của việc số hóa tài liệu là chi phí xử lý dữ liệu thấp: khi dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng thuận tiện, việc xử lý sẽ rẻ hơn.

Nếu bạn có một lượng lớn dữ liệu phức tạp, bạn không còn phải giao việc xử lý các tài liệu này cho nhân viên chuyên trách. Bằng cách phát triển phần mềm hoặc các thuật toán tìm kiếm tùy chỉnh hoặc các công cụ xử lý dữ liệu để thực hiện tác vụ. Toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu số hóa cần ít nguồn lực hơn: kỹ sư số hóa tài liệu, nguồn lực tài chính và thời gian. Bạn có thể tạo một công cụ tìm kiếm và sau đó tìm kiếm tất cả dữ liệu có liên quan bằng một truy vấn.

2 – Xử lý dữ liệu dễ dàng

Tính năng chính của số hóa tài liệu là khả năng chuyển đổi tài liệu sang các định dạng kỹ thuật số như jpg / png / bitmap và chuẩn bị các biểu đồ dữ liệu bao gồm tất cả dữ liệu cần thiết của các thuật toán máy để trích xuất dữ liệu cần thiết từ tài liệu gốc. Số hóa tài liệu giúp chuyển đổi thông tin trên giấy thành tài liệu điện tử và chuyển đổi dữ liệu trong các tài liệu này sang các định dạng máy đọc được (XML, JSON, CSV, TXT).

3 – Lưu trữ tài liệu bằng điện toán đám mây

Một trong những vấn đề của tài liệu giấy là chúng phải được lưu trữ ở một địa điểm vật lý – có thể chiếm nhiều không gian. Ngoài ra, bạn có thể phải đối mặt với nguy cơ mất hoặc làm hỏng tài liệu dữ liệu của mình. Sau khi xử lý kỹ thuật số, chúng tôi có thể lưu trữ cả bản quét và dữ liệu trích xuất từ ​​các tài liệu này. Do đó, bạn có thể nhận tất cả dữ liệu có giá trị từ mọi nơi thông qua mạng Internet.

Một lý do khác để sử dụng kho dữ liệu đám mây là việc trao đổi các tài liệu được số hóa. Mặc dù tất cả chúng ta ngày nay đều chuyển sang kỹ thuật số, nhưng đôi khi các kết nối internet vẫn rất không ổn định và không đồng nhất. Tùy thuộc vào chất lượng kết nối có thể khác nhau ở một số vùng, việc xử lý tài liệu được quét có thể gặp khó khăn. Điều này là do các tài liệu được quét chất lượng cao thường chiếm nhiều dung lượng trên ổ cứng.

Quy trình chuẩn số hóa tài liệu lưu trữ:

1 – Nhận dữ liệu và phân loại dữ liệu

• Nhận dữ liệu cần số hóa
• Phân loại tài liệu: Gỡ ghim kẹp, làm phẳng file tài liệu
• Tách riêng tài liệu hư hỏng, rách

2 – Thiết lập hệ thống và Scan tài liệu

• Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng;
• Đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu;
• Tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

3 – Kiểm tra tài liệu số hóa

• Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa.
• Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu

4 – Nhập liệu và kiểm tra dữ liệu

• Xây dựng form nhập liệu chuẩn danh mục thông tin và quy định kỹ thuật về dữ liệu dùng cho phần mềm, cơ sở dữ liệu của Bộ Nội Vụ
• Nhập liệu dữ liệu chuẩn như file gốc
• QC check lại dữ liệu

5 – Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ

• Bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc
• Bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như ban đầu

Thế mạnh Expertrans BPO trong cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu doanh nghiệp:

1- Kinh nghiệm 18 năm dịch vụ BPO

– Từ 2005, Expertrans BPO khẳng định uy tín của mình trên thị trường bằng việc hợp tác với các doanh nghiệp lớn.

– Hàng trăm dự án số hóa được thực hiện, cung cấp giải pháp mã hóa tài liệu giúp khách hàng. Tối giản hóa thời gian thao tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu lưu trữ. Tiết kiệm 20% chi phí đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực quản lý, nhập liệu.

– Hệ thống 3000+ CTV  xử lý dữ liệu được đào tạo và kinh nghiệm 3+ năm thực hiện dự án.

2- Công nghệ

– Hệ thống máy Scan tiên tiến nhất thị trường

– Hỗ trợ phần mềm nhập liệu, lưu trữ tài liệu cho khach hàng

– Hệ thống phần mềm nhận dạng được nội dung file text, file hình ảnh (JPEG, PCX, PNG, PDF, BMP,…)

3- Bảo mật thông tin:

Bảo mật vật lý

• Phòng riêng cho từng đội dự án, mạng lưới kết nối riêng cho từng đội dự án
• Dữ liệu lưu trữ nội bộ.
• Camera giám sát

Bảo mật pháp lý

• Quy định công ty
• Hợp đồng
• Thỏa thuận bảo mật thông tin

Liên hệ nhận tư vấn, báo giá và thời gian hoàn thành dự án trong vòng 15 phút!

Hotline: +84 92 605 1999 / +84 96 296 1066

Email: [email protected]