DỰ ÁN PHIÊN DỊCH CABIN 3 CẶP NGÔN NGỮ CHO SỰ KIỆN ASIA MEDSURG KICK OFF MEETING 2025

Trong sự kiện Asia MedSurg Kick Off Meeting 2025, khách hàng PMG Asia Pacific Pte. Ltd. yêu cầu dịch vụ phiên dịch cabin chuyên nghiệp cho ba cặp ngôn ngữ: Anh – Việt, Anh – Thái, Anh – Nhật. Với tiêu chuẩn khắt khe về nhân sự, thiết bị và giám sát sự kiện, dự án đặt ra nhiều thách thức về tuyển chọn phiên dịch viên, sắp xếp phỏng vấn và xử lý hậu cần. Expertrans đã triển khai giải pháp linh hoạt, đảm bảo chất lượng dịch vụ, góp phần tạo nên thành công cho sự kiện.

1. Giới thiệu khách hàng

Khách hàng PMG Asia Pacific Pte. Ltd. là một đơn vị tổ chức sự kiện quốc tế có trụ sở tại Singapore. Tháng 2/2025, công ty đã tổ chức Asia MedSurg Kick Off Meeting 2025 tại TP.HCM, quy tụ nhiều chuyên gia và lãnh đạo trong ngành y tế và phẫu thuật từ khắp châu Á. Sự kiện yêu cầu dịch thuật chuyên nghiệp để đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các khách mời quốc tế.

2. Nhu cầu của khách hàng

Là một sự kiện mang tầm vóc quốc tế với sự tham gia của hàng trăm chuyên gia, nhà lãnh đạo trong lĩnh vực y tế và phẫu thuật, Asia MedSurg Kick Off Meeting 2025 yêu cầu dịch thuật chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong giao tiếp. Khách hàng PMG Asia Pacific Pte. Ltd. đã đặt ra các tiêu chuẩn nghiêm ngặt cho dịch vụ phiên dịch cabin:

• Cung cấp phiên dịch cabin cho ba cặp ngôn ngữ quan trọng: Anh – Việt, Anh – Thái, Anh – Nhật. Đây là các ngôn ngữ phổ biến trong khu vực châu Á, phục vụ cho các khách mời đến từ nhiều quốc gia khác nhau.

• Phiên dịch viên phải là người bản ngữ (native) và có kinh nghiệm trong ngành y tế – tài chính. Do tính chất chuyên môn cao của nội dung hội thảo, chỉ những phiên dịch viên có nền tảng vững chắc về y tế và tài chính mới có thể đáp ứng yêu cầu về độ chính xác và tốc độ dịch.

• Mỗi cặp ngôn ngữ cần hai phiên dịch viên để luân phiên làm việc, đảm bảo sự tập trung và chất lượng dịch thuật trong suốt sự kiện kéo dài nhiều giờ liên tục.

• Phỏng vấn đánh giá trình độ phiên dịch viên trước sự kiện: Khách hàng yêu cầu mỗi cặp phiên dịch viên phải tham gia phỏng vấn cùng lúc, gây ra khó khăn trong việc sắp xếp lịch do nhiều phiên dịch viên có công việc khác hoặc không thể cùng tham gia cùng một thời điểm.

• Cung cấp thiết bị phiên dịch chuyên dụng: Yêu cầu 300 tai nghe và 3 booth phiên dịch hiện đại để đảm bảo chất lượng âm thanh, giúp khách mời dễ dàng tiếp nhận nội dung hội thảo một cách rõ ràng nhất.

• Nhân sự giám sát tại sự kiện: Trong suốt sự kiện, khách hàng yêu cầu có sự giám sát trực tiếp từ đội ngũ Expertrans và một quản lý cấp cao, nhằm xử lý ngay lập tức các sự cố liên quan đến dịch thuật và thiết bị kỹ thuật nếu có phát sinh.

3. Giải pháp của Expertrans

Để đáp ứng các yêu cầu khắt khe này, Expertrans đã triển khai hàng loạt giải pháp:

• Tuyển chọn phiên dịch viên chất lượng cao, trong đó cặp Anh – Nhật là thách thức lớn nhất do thiếu nguồn ứng viên sẵn có. Expertrans đã phải đăng tuyển từ nhiều nguồn và thuê ngoài để tìm người phù hợp.

• Linh hoạt trong sắp xếp phỏng vấn, ban đầu khách yêu cầu phỏng vấn cả hai phiên dịch viên cùng lúc nhưng sau đó đã đồng ý phỏng vấn riêng để đảm bảo tiến độ.

• Đảm bảo thiết bị phiên dịch hiện đại, hỗ trợ quá trình truyền tải thông tin chính xác và ổn định.

• Hỗ trợ hậu cần, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn và xử lý các vấn đề như Visa cho phiên dịch viên nước ngoài.

• Giám sát và hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện, đảm bảo xử lý nhanh chóng mọi rủi ro phát sinh, từ kỹ thuật đến nhân sự.

Nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, Expertrans đã giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhận được đánh giá cao từ khách hàng về chất lượng dịch thuật và sự chuyên nghiệp trong triển khai.